随笔杂谈

档案数字化流程与规范

  • 档案接收

档案接收概述:

档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中,档案数目无误,档案实体的安全,接收时要对档案资料进行详细登记,建立电子/纸质接收登记和入库登记本,不出现漏登记或重复登记,记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况,对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查,与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录:档案的物理位置(库排架位置)、档案的数量,档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账,保持档案的完整性。

准备档案箱,按批次接收档案,并填写记录清单,双方签字确认。

质量管理措施:根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误,打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

  • 档案整理

档案整理概述:

在图像扫描数字化加工之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行基本整理,包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物,编写页码、做好前期基本整理工作,确保档案数字化加工质量。

档案整理流程:

1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列,具体的排列顺序由本单位客户提供标准;

2.盒内文件顺序排列好后,对每页档案进行编页,一盒一个大流水号,采用2B铅笔统一编在档案的右上角,背面有字的编在页面的左上角;

3.档案拆装:根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物,排序的工作,核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页),包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况,建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本,拆订整理好的档案用夹子夹起,以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复:有破损的地方在备考表中注明,对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页,用宣纸在档案四周加边或接边,并按照裱补原则,先加长边,后加短边;对于多份文件粘连得情况,采用干揭法小心揭开;对于粘连严重、无法分开的则登记,不在分开。

5.对于装订成册、不便拆装的文件,可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件,又可以保证图像的清晰与完整。

6.对整理完成的文件进行详细登记,形成“档案整理记录清单”,提交客户,以备查验。

7.档案整理清单表单(整理人、年度、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注)

  • 目录着录(案卷目录、卷内目录)

传统组卷目录着录分为:案卷目录与卷内目录。

简化组卷目录着录分为:卷内目录

案卷目录与卷内目录简述:

案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题,也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。

卷内目录:与案卷目录不同,卷内目录要反映的内容是每一件的文件主题。

着录项目:

案卷目录:年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、

页数、件数、等字段

卷内目录:年度、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段

着录软件:着录软件着录方式为两录一校。(即两个人着录同样的数据,校对时用软件对比两个人的数据是否一致)

两录一校(着录软件):

由于档案的数量较多,导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范,利用我公司两录一校目录录入质量管理软件,对档案录入进行准确性的质检。即两个人着录同一内容的目录,由软件进行自动对比,如有错误自动返红显示,第三个人与原档案文件对照进行更改。

  • 档案扫描规范及分工

(1).操作扫描仪人员:

1.档案扫描:文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描(分辨率也称DPI),扫描图像分为彩色储格式为:JPEG。

2.图纸扫描:主要分为工程与基建图纸,扫描图纸有两种方式:

a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。

b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描,在图像处理时将多页图像拼接,还原为原图纸样式。

  • 图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为:全宗号-年度、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名:不足5位前面用0补齐,如图像:00001.jpg、件号:00001。

注意事项:

1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。

2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。

3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程,防止掀盖过早造成文件扫缺。

4.扫描尺寸分为A4、A3两种形式,如特殊纸张超出A4扫描范围,可用A3尺寸进行扫描。

5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序,如发现编错页、编漏页等情况,及时交给整改人员进行修改。

6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储,文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。

  • 图像处理人员:

图像处理概述:图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理,利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡等功能,处理完成后的图像要求居中、清晰、端正,无其它干扰信息。

  • 图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。
  • 每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。
  • 对角度倾斜的图像进行纠斜,纠正后即可进行下一步操作(不能影响图像清晰度)。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时,要先纠斜后旋转。
  • 图像周围不能有过多的白边,如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小,如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。
  • 彩色图像处理时如遇图像边缘有字,字比较贴边,要留出(1~2)毫米白边(如图像边缘无字,则不需留边)。
  • 图像的大小(像素)要基本一致。

(3)图像质检人员(可让挂接人员用时进行)

经过扫描、图像处理后的电子图像,质检员就可以进行图像终检,图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验,也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法:利用ACDSee及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检,该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检,终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查,(包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等),如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理(并详细记录错误率),返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检,直到该图像合格为止。

  • 挂接人员(终检)

挂接:将录入完成的成品目录导入到数据库中,通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接,来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。

终检:在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致,如不一致需对与原件进行校对并修改。

  • 刻盘

将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一

小爱同学

一枚会计男,热爱看书,热爱学习,热爱技术。

发表评论

邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

返回顶部按钮